PROCÉDURE D’ALERTE ÉTHIQUE

La conformité et l’éthique constituent des valeurs centrales de Florence Doré Groupe, sous la direction de Mme Laurence Gilbrin, Directrice Générale. Chaque collaborateur, qu’il soit salarié permanent, intérimaire, stagiaire ou partenaire externe, doit veiller au respect de la législation et des normes éthiques dans le cadre de ses missions.

L’éthique concerne tant les relations internes entre collaborateurs que les relations avec les clients, partenaires ou prestataires. Dans un souci de transparence et de prévention des risques, le groupe a mis en place un dispositif d’alerte éthique, complémentaire aux canaux habituels (hiérarchie, ressources humaines).

Le dispositif s’inscrit dans le cadre légal défini par :

• la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique (Sapin II),
• la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte,
• le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022,
• les articles L1132-3-3 et suivants du Code du travail,
• le RGPD (UE 2016/679) et la loi Informatique et Libertés n° 78-17 modifiée.

Ce dispositif permet à toute personne de signaler des faits graves, en toute sécurité et confidentialité, et de contribuer à la protection de l’intérêt général.

1. Objet de la procédure

La présente procédure définit les modalités de recueil, traitement et suivi des alertes éthiques, ainsi que les droits et obligations des lanceurs d’alerte et des personnes mises en cause. Elle s’applique à tous les collaborateurs, salariés, stagiaires et partenaires externes de Florence Doré Groupe.

2. Objectifs du dispositif de recueil des alertes

Le dispositif vise à :

• Offrir un canal sécurisé et confidentiel pour le signalement des faits graves,
• Garantir la protection des lanceurs d’alerte conformément aux articles 6, 9 et 10 de la loi Sapin II,
• Assurer une réception et un traitement diligents des alertes,
• Compléter les canaux internes habituels de communication sans les remplacer.

L’usage de ce dispositif est facultatif. Aucun collaborateur ne peut être sanctionné pour avoir choisi de ne pas l’utiliser.

3. Une démarche de bonne foi

La décision d’émettre une alerte suppose que le lanceur :

• Agit de bonne foi, sans intention de nuire,
• Agit de manière désintéressée, sans contrepartie financière ou avantage personnel,
• Fournit des éléments objectifs et vérifiables, liés aux faits signalés.

La mauvaise foi, la dénonciation abusive ou la diffusion d’informations trompeuses peuvent entraîner des mesures disciplinaires ou poursuites judiciaires. La bonne foi implique que le signalement soit basé sur des faits connus par le lanceur et formulés avec précision, en indiquant leur caractère présumé.

4. Absence de représailles

Aucune mesure directe ou indirecte de représailles, harcèlement ou discrimination ne sera tolérée à l’encontre d’un lanceur d’alerte de bonne foi. Cela comprend notamment :

• Les mesures disciplinaires ou licenciement,
• Les conséquences négatives sur l’évolution professionnelle, la rémunération, l’affectation ou la formation.

1. Faits susceptibles d'être signalés

Le dispositif peut recevoir des signalements relatifs à :

• Crimes ou délits,
• Violations graves et manifestes de la loi ou des engagements internationaux,
• Fraudes internes ou externes,
• Discriminations et harcèlement moral ou sexuel,
• Atteintes à la sécurité, à la santé, à l’environnement ou aux données personnelles,
• Autres menaces graves pour l’intérêt général.

Exemples : violation des lois anti-corruption, droit bancaire et comptable, fraude, harcèlement moral ou sexuel, risques pour la sécurité des salariés.

2. Référent

La référente désignée est Mme Isabelle Blin, Directrice Éthique et Conformité.

• Adresse e-mail : contact.ethique@florencedore.fr
• Adresse postale : 101 rue Saint-Dominique, 75007 Paris (mention « CONFIDENTIEL »)

Elle est responsable de la réception, de la vérification de la recevabilité et du traitement des signalements.

3. Modalités d'émission d'une alerte

Toute personne souhaitant effectuer un signalement peut le faire :

• Par courrier électronique : contact.ethique@florencedore.fr
• Par voie postale, à l’adresse suivante :
  
  • Florence Doré Groupe
    À l’attention de Mme Isabelle BLIN
    101 rue Saint-Dominique, 75007 Paris
    (mentionner « CONFIDENTIEL » sur l’enveloppe)

Le signalement doit, dans la mesure du possible, indiquer :

• la date et le lieu des faits,
• les personnes concernées,
• une description détaillée des faits,
• tout élément de preuve ou document pertinent.

4. Identification et confidentialité

L’identité du lanceur d’alerte, des personnes mises en cause et de toute personne citée est strictement confidentielle.
Aucune donnée permettant d’identifier le lanceur d’alerte ne sera communiquée sans son accord, sauf à l’autorité judiciaire.

La divulgation non autorisée de l’identité d’un lanceur d’alerte est punie de 2 ans d’emprisonnement et 15 000 € d’amende (article 9 de la loi Sapin 2).

5. Information des personnes mises en cause

La personne visée par une alerte est informée dès l’enregistrement de l’alerte, sauf mesures conservatoires nécessaires pour préserver les preuves.

L’information doit inclure :

• l’entité responsable du dispositif,
• les faits reprochés,
• les services destinataires de l’alerte,
• les modalités d’exercice des droits d’accès  et de rectification,
• une copie de la procédure.

Les alertes anonymes ou infondées ne déclenchent pas cette information.

6. Traitement de l'alerte

Dès réception, la référente :

• Accuse réception du signalement dans un délai raisonnable,
• Évalue sa recevabilité (gravité, précision, champ d’application),
• Informe l’auteur du signalement des suites données.

Si l’alerte est recevable, une enquête interne est ouverte.
Selon la nature des faits, cette enquête peut être menée par :

• La référente elle-même,
• Une équipe interne soumise à une stricte confidentialité,
• Ou un cabinet externe spécialisé (notamment en cas de harcèlement ou corruption).

L’émetteur est tenu informé de l’issue dans le respect du secret des investigations.

En l’absence de réponse de la référente dans un délai raisonnable, le lanceur peut en référer aux autorités judiciaires ou administratives.

7. Issue du traitement

À l’issue de l’examen :

• Si les faits ne sont pas fondés, l’alerte est classée sans suite,
• Si les faits sont établis, des mesures correctrices ou disciplinaires sont prises,
• Un rapport confidentiel est établi par la référente.
• L’émetteur de l’alerte reçoit une notification de clôture.

1. Conservation des données à caractère personnel

Les données collectées sont conservées pendant la durée strictement nécessaire :

• alertes non retenues : suppression immédiate,
• alertes closes sans suite : suppression ou anonymisation dans les 2 mois,
• alertes avec suite disciplinaire ou judiciaire : conservation jusqu’à la clôture définitive.

Les données des tiers impliqués (internes ou externes) doivent être stockées dans un système sécurisé à accès restreint et détruites ou restituées à la fin de l’enquête.

2. Droits d'accès et rectification

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » et au RGPD, toute personne citée dans le dispositif dispose d’un droit d’accès, de rectification ou de suppression de ses données personnelles.

La personne mise en cause ne peut en aucun cas obtenir communication de l’identité du lanceur d’alerte.

3. Absence de sanction pour le lanceur d'alerte

Le lanceur d’alerte ne peut être sanctionné, licencié, ni faire l’objet d’une mesure discriminatoire pour avoir signalé des faits dans le respect de la loi.

Toute entrave au traitement d’une alerte est passible d’1 an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende (article 13-I de la loi Sapin 2).

4. Diffusion et entrée en vigueur

La présente procédure est communiquée à l’ensemble des collaborateurs de Florence Doré Groupe et accessible sur les supports internes.

Contact

Référente Alerte Éthique :
Mme Isabelle BLIN – Florence Doré Groupe
contact.ethique@florencedore.fr
101 rue Saint-Dominique, 75007 Paris (mention « CONFIDENTIEL » sur l’enveloppe)